Satın alma masasında en sık duyduğumuz cümle şu: “Geçen yıl ne aldıysak onu alalım.” Bu yaklaşım ilk bakışta güvenli görünür ama otelin doluluğu, misafir profili ya da konaklama süresi değiştiğinde ya depoda aylarca bekleyen koliler ya da sezon ortasında biten şampuan ile sonuçlanır. Oda başı buklet hesabı, bu tahmini bir alışkanlık olmaktan çıkarıp birkaç değişkene bağlar. Bu yazıda kat hizmetleri şefiyle satın alma müdürünün aynı tabloya bakabileceği basit bir yöntemi anlatıyoruz.
Önce hangi değişkenler gerekir?
Hesabın temeli dört sayıdır. Bunların her biri ön büro ya da gelir yönetimi raporlarında zaten vardır; yeni bir veri toplamanız gerekmez.
- Satışa açık oda sayısı (bakımdaki odalar hariç)
- Hedeflenen ya da geçen yılın aynı ayındaki doluluk oranı
- Ortalama konaklama süresi (gece)
- Oda başı ortalama misafir sayısı
Bu dört değerden iki ayrı sayı çıkar: dolu oda-gece sayısı ve giriş (check-in) sayısı. Ayrım önemlidir, çünkü bazı ürünler her gece yenilenir, bazıları ise yalnız misafir değiştiğinde. Terlik, diş kiti ve vanity kit genellikle giriş başına; şampuan ve duş jeli ise kullanım oranına göre gece başına hesaplanır.
Örnek: 120 odalı şehir oteli
120 odalı, ekim ayında yüzde 72 doluluk bekleyen ve ortalama konaklaması 2,4 gece olan bir şehir otelini düşünelim. Ay 31 gün olduğuna göre dolu oda-gece sayısı 120 × 31 × 0,72 = yaklaşık 2.678 eder. Giriş sayısı ise 2.678 / 2,4 ≈ 1.116 olur. Oda başı ortalama misafir 1,4 kabul edilirse ay boyunca yaklaşık 1.560 misafir gelir.
Şimdi ürünlere geçelim. Şehir otelinde iş seyahatindeki misafir çoğunlukla şampuanı açar ama 30 ml şişeyi bitirmez. Kat hizmetleri kayıtlarında sık gördüğümüz düzen şudur: açılmış şişe her temizlikte yenilenir, açılmamış şişe odada kalır. Bu durumda yenileme oranı yüzde 60–70 civarındadır. 2.678 oda-gece × 0,65 ≈ 1.740 şampuan, benzer oranla 1.740 duş jeli eder. Saç kremi daha az kullanılır; yüzde 40 ile 1.070 adet yeterlidir. Vücut losyonu şehir otelinde yüzde 30 civarında kalır, bu da yaklaşık 800 adet demektir.
Giriş başına giden ürünlerde hesap daha nettir: 1.116 giriş × 1,4 misafir ≈ 1.560 terlik çifti, aynı sayıda diş kiti. Sabun için iki seçenek vardır: lavaboda 20 g, duşta 30 g. Lavabo sabunu her girişte yenilenirse 1.116 adet, duş sabunu açıldıysa yenilenirse 1.400 adet civarı yeterlidir.
Adetten koliye geçiş
Üretici size adetle değil koliyle satar. 30 ml şampuanın koli içi 400 adetse 1.740 şampuan için 4,35 koli gerekir; yuvarlama yukarı yapılır ve 5 koli sipariş edilir. Fazla kalan 260 şişe bir sonraki ayın açılış stoğudur. Burada dikkat edilecek nokta minimum sipariş miktarıdır (MOQ). Odavela’da kozmetik ambalajlarında MOQ ürün başına 1.000 adet ve koli katıdır; yani tek bir koku serisinden şampuan, duş jeli, saç kremi ve losyonu birlikte almak, her birini ayrı serilerden almaktan daha verimlidir.
Bütçe tarafı
2026 fiyatlarıyla 30 ml şampuan kademeye ve baskıya göre adet başı 4–7 ₺ aralığındadır. 1.740 şişe × 5,20 ₺ yaklaşık 9.050 ₺ eder. Duş jeli benzer, saç kremi ve losyon biraz farklıdır. Havlu terlik 18–30 ₺ aralığında olduğundan 1.560 çift terlik tek başına 35.000 ₺’yi geçebilir; bu yüzden terlik kalemini doluluk tahminine en duyarlı kalem olarak izlemenizi öneririz. Aylık toplamı çıkardıktan sonra oda-gece başına maliyeti bulmak için toplamı 2.678’e bölün. Bu sayı, gelir yönetimi ekibiyle konuşurken en anlaşılır göstergedir.
Mevsimsellik ve güvenlik payı
Tatil bölgesindeki otellerde ortalama konaklama yaz aylarında 5–7 geceye çıkar, misafir başına çocuk sayısı artar. Bu durumda giriş başına giden ürünler azalırken gece başına tüketilenler artar; çocuk terliği ve çocuk seti ayrı bir satır olarak hesaba girmelidir. Güvenlik payı olarak yüzde 10 eklemek yaygındır ama raf ömrü olan ürünlerde fazla stok risklidir. Kozmetik ürünlerde açılmamış ambalajda raf ömrü genellikle 30 ay civarında olsa da depo koşulları bu süreyi etkiler.
Hesabı tek seferlik değil, aylık yapın
Bu hesap bir kez yapılıp kenara konursa yine “geçen yıl ne aldıysak” noktasına döneriz. Asıl fayda, her ay sonunda gerçekleşen tüketimle tahmini karşılaştırmaktan gelir. Kat şefi depodan çıkan koli sayısını, satın alma ise gerçekleşen doluluğu girdiğinde oran kendini düzeltir. Sitemizdeki Odanı Kur aracı bu hesabın sadeleştirilmiş bir hâlidir: oda tipi, oda sayısı, doluluk ve konaklama süresini girdiğinizde oda başı seti, aylık adedi ve koli sayısını canlı gösterir. Düzenli siparişe dönüştürmek isterseniz kurumsal üyelik ile otomatik yenileme takvimi kurabilirsiniz.
Son bir not: hesabı dispenser kullanan odalar ile tekli şişe kullanan odalar için ayrı yapın. Dispenser odalarında şampuan kalemi şişe değil litre olarak izlenir ve 5 litrelik dolum bidonu yaklaşık 16 adet 300 ml şişeyi doldurur. Bu dönüşümün ayrıntılarını dispenser’a geçiş rehberimizde bulabilirsiniz.
