Kat hizmetleri şefinin en sevmediği telefon, gece vardiyasından gelen “şampuan bitti” telefonudur. Bu telefonun arkasında çoğu zaman eksik bir sipariş değil, görünmeyen bir stok vardır: bir katın dolabında üç koli dururken diğer katta tek şişe kalmamıştır. Bu yazıda buklet stoğunu üç katmanda izlemeyi ve tüketim takvimini otomatik yenilemeye bağlamayı anlatıyoruz.
Üç katmanlı stok
Bir otelde buklet stoğu genellikle üç yerde durur:
- Kat arabası ve kat dolabı: o günün ve ertesi günün ihtiyacı.
- Ara depo (kat ofisi ya da bodrum depo): bir haftalık ihtiyaç.
- Ana depo: bir sonraki teslimata kadar yetecek miktar ve güvenlik payı.
Sayım genellikle yalnız ana depoda yapılır. Oysa kat dolaplarındaki stok toplamın küçümsenmeyecek bir kısmını oluşturur. Haftada bir, her kat dolabında yalnız koli sayısını (adet değil) yazmak bile resmi büyük ölçüde değiştirir. Koliyi açık ve kapalı diye iki sütunda tutmak yeterlidir.
Tüketimi ölçmek
Tüketim, depodan çıkan miktardır; satın alınan miktar değildir. Bunu ölçmenin en kolay yolu, ana depodan kat dolaplarına yapılan her transferi kayıt altına almaktır. Ay sonunda depodan çıkan koli sayısını dolu oda-gece sayısına bölerseniz oda-gece başına gerçek tüketiminizi bulursunuz. Bu sayı ilk ay biraz dalgalı çıkar; üç ay sonra oldukça istikrarlı hâle gelir.
Örnek: 80 odalı bir otelde eylül ayında 1.900 oda-gece gerçekleşti ve ana depodan 3 koli (1.200 adet) 30 ml şampuan çıktı. Oda-gece başına şampuan tüketimi 1.200 / 1.900 ≈ 0,63 şişe olur. Ekim ayı için 2.100 oda-gece bekleniyorsa ihtiyaç 2.100 × 0,63 ≈ 1.320 şişe, yani 4 koli civarıdır.
Sipariş noktası
Sipariş noktası, stok hangi seviyeye indiğinde sipariş verileceğini söyler. Formülü basittir: günlük tüketim × tedarik süresi + güvenlik stoğu. Logosuz standart ürünlerde tedarik süresi birkaç iş günü olabilir; logolu ürünlerde baskı ve prova eklendiği için iki ila üç haftayı bulabilir. Örneğimizde günlük şampuan tüketimi 1.320 / 31 ≈ 43 şişe ise ve logolu ürünün tedarik süresi 18 iş günü (yaklaşık 25 takvim günü) ise sipariş noktası 43 × 25 ≈ 1.075 şişe artı güvenlik stoğudur. Bu seviyeye inmeden sipariş verilmezse sezon ortasında kesinti kaçınılmazdır.
Tüketim takvimi
Sipariş noktası hesabını her ay yapmak yerine bir tüketim takvimi kurulabilir. Takvim, hangi ürünün hangi periyotta kaç koli geleceğini önceden belirler. Örneğin 30 ml şampuan her ay 4 koli, terlik iki ayda bir 6 koli, diş kiti üç ayda bir 2 koli. Bu takvim, düzenli tüketimi olan ürünlerde satın alma işini rutin hâle getirir ve depo alanını dengeler.
Odavela’da kurumsal üyelik sahibi müşteriler Hesabım ekranında tesis bazlı otomatik yenileme kurabilir. Periyot aylık, iki ayda bir ya da üç ayda bir olarak seçilir; her kalem için koli sayısı ayrı belirlenir. Bir sonraki teslimattan önce plan gözden geçirilebilir, tek bir sevkiyat atlanabilir ya da plan durdurulabilir. Çok tesisli zincirlerde her otel kendi takvimini taşır; satın alma ise bütün tesislerin planını tek ekranda görür.
Mevsimsellik nasıl yönetilir?
Sabit periyotlu takvim, doluluğun ay ay değiştiği tesislerde dikkatli kullanılmalıdır. Pratik çözüm, yılı üç döneme ayırmaktır: yüksek sezon, ara sezon ve düşük sezon. Her dönem için koli sayıları ayrı yazılır ve dönem geçişlerinde plan güncellenir. Böylece kasımda temmuz miktarında terlik gelmez. Bir diğer yöntem, takvimi sabit tutup her teslimattan önce kat şefinin “bu ay bir koli az” gibi küçük düzeltmeler yapmasıdır.
Raf ömrü ve ilk giren ilk çıkar
Kozmetik ürünlerde açılmamış ambalajda raf ömrü genellikle uzun olsa da depoda “ilk giren ilk çıkar” kuralına uyulmalıdır. Yeni gelen koliyi eski kolilerin arkasına koymak, koli üzerindeki lot ve son kullanma bilgisine göre sıra gözetmek basit ama etkili bir alışkanlıktır. Depo sıcak ve güneş alan bir yerdeyse sıvı ürünlerde koku ve kıvam değişebilir; bu yüzden buklet stoğunu kazan dairesine yakın tutmaktan kaçının.
Rolleri netleştirmek
Stok takibinin aksadığı yer, genellikle kimin neyi yapacağının belirsiz kalmasıdır. Kat şefi tüketimi ve kat dolabı sayımını, satın alma ise siparişi ve bütçeyi sahiplenmelidir. Odavela’nın Hesabım ekranında bir firma hesabına birden fazla kullanıcı tanımlanabilir: satın alma rolü sipariş verir ve öder, kat şefi rolü tüketim takvimini görür ve düzeltme önerir. Böylece gece vardiyasından gelen telefon, büyük ölçüde tarihe karışır. Oda başı tüketimin nasıl hesaplandığını oda başı buklet hesabı yazımızda ayrıntılı bulabilirsiniz.
