Toptan otel terliği ve otel dispenser satışı: teklif CRM ve üretim takibi

Büyük işler sepetten değil, tekliften gelir

Toptan otel terliği ya da otel dispenser satışı yapan bir firmada büyük siparişlerin çoğu teklifle başlar. Yeni açılacak bir otel, dispenser düzenine geçen bir zincir ya da yıllık terlik ihalesine giren bir hastane, sepete ürün atmaz; ihtiyacını anlatır ve fiyat ister. Bu talepler e-postada, telefonda ve fuar kartvizitlerinde dağınık kaldığında hangi teklifin hangi aşamada olduğu takip edilemez.

Bu demoda gördüğünüz teklif sistemi ve CRM, Briefikir’in buklet üreticileri için geliştirdiği yazılımın parçasıdır. Teklif sitede başlar, panelde yönetilir ve kazanıldığında siparişe dönüşür.

Sitede çok adımlı teklif

Ziyaretçi ürün sayfalarından teklif listesine ürün ekler; fiyat görmesi gerekmez. Teklif formu adım adım ilerler: tesis tipi ve oda sayısı, istenen teslim zamanı, logo isteği ve dosyası, iletişim bilgileri. Gönderim sonunda “OD-XXXXXX-X” biçiminde bir takip kodu verilir. Ziyaretçi bu kodla teklifinin hazırlanıyor, gönderildi ya da sonuçlandı aşamasını sitede görür; satış ekibini aramadan durumunu öğrenir.

Teklif formu, tesis tipine göre farklı sorular sorabilir: hastane için yatak sayısı ve yatış tahmini, havayolu için uçuş sayısı ve kabin sınıfı, otel için oda sayısı ve doluluk. Bu ayrım kurulumda belirlenir ve satış ekibinin ilk görüşmede sorması gereken soruları azaltır.

Panelde teklif CRM’i

Gelen teklifler yönetim panelinde kanban görünümünde toplanır: yeni, hazırlanıyor, gönderildi, pazarlık, kazanıldı, kaybedildi. Satış temsilcisi teklifi kalemli olarak düzenler; her kalem için kademe fiyatı otomatik önerilir, gerekirse özel fiyat yazılır. Teklif Türk lirası, ABD doları ya da avro cinsinden hazırlanabilir, geçerlilik süresi belirlenir ve PDF önizlemesi tarayıcıda oluşturulur.

Kaybedilen tekliflerde kayıp nedeni seçilir (fiyat, teslim süresi, ürün uygunluğu gibi). Bu veri, zamanla hangi ürün grubunda neden kaybedildiğini gösteren bir rapora dönüşür. Kazanılan teklif tek tıkla siparişe çevrilir; müşteri henüz kurumsal üye değilse üyelik kaydı da aynı anda açılabilir.

Siparişten sevke durum hattı

Sipariş onaylandıktan sonra durum hattında ilerler: onay, baskı onayı, üretim ve dolum, paketleme, sevk ve teslim. Her geçiş kimin ne zaman yaptığıyla kaydedilir ve müşteri Hesabım ekranında aynı hattı görür. Kısmi sevk desteklenir; her sevkin koli sayısı, irsaliye numarası ve takip bilgisi ayrı tutulur. Koli etiketi ve irsaliye önizlemesi panelden alınır.

Teklif verisinden satış planına

Teklif CRM’inde biriken veri zamanla bir satış planına dönüşür. Hangi tesis tipinden ne kadar talep geldiği, hangi ürün grubunda teklifin kazanıldığı ya da kaybedildiği, ortalama teklif tutarı ve teklif ile sipariş arasındaki süre panelde izlenir. Yöneticiler bu tabloyla fuar dönemlerinin etkisini, temsilcilerin iş yükünü ve sezon öncesi talep artışını önceden görür.

Teklif geçmişi müşteri kartına da bağlanır. Bir otel iki yıl önce terlik için teklif almış ama sipariş vermemişse, temsilci yeni bir görüşme öncesinde bu geçmişi, kayıp nedenini ve o günkü fiyatı tek ekranda görür.

Üretim ve stok

Üretim ekranında dolum partileri planlanır: hangi ürün, hangi koku, kaç adet, hangi hatta. Her partiye lot numarası ve son kullanma tarihi verilir. Hammadde ve ambalaj stoğu (baz, esans, şişe, kapak, koli, etiket) ayrıca izlenir ve kritik seviyenin altına inen kalemler zil bildirimiyle uyarılır. Dispenser ve terlik gibi üretimi farklı olan ürünler aynı stok ekranında, kendi birimleriyle yer alır.

Bu ekranların hangi rollerce görüleceği yetki matrisiyle belirlenir. Kurulum firmanıza özeldir; mevcut ERP ya da muhasebe yazılımınızla bağlantı ihtiyacı da kapsamda değerlendirilir. [Teklif alın](/teklif).